Flex-office, hybridation des espaces et smart office : Les solutions d’aménagement d’un bureau contemporain
Indifféremment dans les petites PME (Petites et Moyennes Entreprises) ou les grandes multinationales, la pandémie mondiale a profondément impacté la réorganisation des temps et lieux de travail. La réflexion sur les nouvelles contraintes, les nouvelles aspirations, les nouveaux besoins, a donné lieu à une modification accélérée de la physionomie des bureaux. Le phénomène, en pleine mutation, semble promis à un bel avenir, avec pour mots d’ordre, l’adaptabilité des managers et le bien-être des collaborateurs.
FLEX-OFFICE, HYBRIDATION DES ESPACES ET SMART OFFICE ?
La mobilité des salariés s’est invitée brutalement au cœur de tous les débats sans que quiconque ait pu l’anticiper. Pendant que les startups privilégiaient déjà des modes de travail alternatifs de type coworking ou télétravail, la norme des espaces classiques s’imposait comme grande gagnante. Mais ça, c’était l’avant la pandémie.
L’après, se focalise largement sur la déclinaison de nouveaux modèles d’agencement de bureaux, novateurs, pratiques et moins figés. Qu’il s’agisse d’une optimisation des m² ou d’espaces flexibles, la solution théorique consiste à favoriser les libertés individuelles, l’épanouissement au travail, la proximité et la productivité. Mais dans la pratique, comment résoudre l’équation ?
Le flex office ou desk sharing
Le grand principe du flex office repose sur l’exploitation d’espaces en tenant compte de l’environnement travail dans sa globalité. Cette approche répond aux besoins nécessaires actuels, tout en anticipant ceux à venir. Le partage de bureau gravite autour de 3 piliers distincts et complémentaires, le pragmatisme, la mobilité et la flexibilité dans le but de simplifier l’organisation des salariés, qu’elle soit individuelle ou collective.
Outre un aspect esthétique séduisant, le flex office décloisonne les espaces, ouvrant la voie au dialogue et à la multiplication des échanges. En place et lieu d’une simple surface dédiée au travail, le bureau devient un formidable levier d’échanges où les interactions et le travail collaboratif trouvent leur place. Les stratégies RH n’hésitent plus à tirer parti des compétences transversales de chacun et quel meilleur environnement que le flex office pour y parvenir ? Grâce au bureau partagé, les compétences comportementales et relationnelles des collaborateurs se mettent réciproquement au service de tous, abritées en un seul et même lieu.
Cette organisation est réputée par ailleurs moins stigmatisante car elle gomme les différences hiérarchiques. Qu’importe la fonction ou le statut, personne n’a réellement de bureau attribué, chacun occupe l’espace aménagé en fonction des disponibilités et de ses propres besoins.
Par ailleurs, la flexibilité des horaires permet de réduire les besoins en matière d’espaces ; chaque surface est optimisée, car différentes personnes peuvent exploiter le même bureau dans des temps différents, ce qui réduit considérablement les coûts d’exploitation du local.
L’hybridation des bureaux
Repenser les espaces physiques est une nécessité pour les entreprises qui souhaitent s’adapter aux environnements de travail hybride. Après une longue période en télétravail -le plus souvent à domicile- l’urgence est de parvenir à recréer des aménagements à mi-chemin entre l’espace cocooning (coconnage en français) du foyer et la solennité du « bureau ». En s’inspirant de l’agencement de la maison, l’hybridation des bureaux s’articule autour de surfaces mieux redéfinies, des cellules thématiques en adéquation avec les nouveaux besoins des salariés.
Les zones spécifiquement dédiées à la concentration cohabitent avec des espaces de relaxation ou zones de détente. Une salle de sport pour se délasser, une salle restauration pour donner l’illusion de déguster un café dans sa cuisine, une bibliothèque pour y trouver toutes les ressources et travailler dans un environnement calme, un coin salon pour des échanges informels, des salles de réunions à capacité variables…
Si les open-spaces ont toujours la cote, des parties plus cloisonnées font leur apparition pour gagner en intimité et s’isoler si le besoin s’en fait sentir. Les espaces se veulent plus flexibles mais en même temps mieux structurés.
Le smart office
Le bureau futuriste existe déjà sous l’appellation de smart office. Ce bureau intelligent répond aux standards organisationnels actuels en s’appuyant sur la richesse des nouvelles technologies.
Pour faire face aux besoins des nouveaux travailleurs nomades, le smart office décline des solutions innovantes pour mieux gérer les espaces, favoriser les échanges entre les salariés en distanciel et ceux in situ. L’amélioration des conditions de travail se fait par l’utilisation d’assistants digitaux, d’équipements dédiés aux visioconférences ou à l’existence de salles de réunions connectées. La diversité des outils digitaux et les champs d’intervention sont très vastes. Ils sont totalement personnalisables en fonction des besoins réels de chaque entreprise, avec, en ligne de mire, que l’intelligence artificielle facilite l’organisation du travail et augmente la productivité de chacun.
Durabilité au sein des nouveaux bureaux
Les enjeux environnementaux et la RSE ne peuvent être ignorés quand on pense aménagement bureau ou refonte totale. Les préoccupations sociales et environnementales s’inscrivent dans la stratégie globale de toute entreprise car elles contribuent à améliorer son image de marque : l’éco-responsabilité est devenue un enjeu majeur à tous les niveaux !
Priorité est donnée aux espaces confortables, aux équipements issus des circuits courts avec une empreinte carbone réduite. Les matériaux se veulent naturels, recyclés ou upcyclés, les appareils nécessitant une forte consommation énergétique sont mutualisés, la sobriété dimensionnelle est favorisée, les murs sont végétalisés… Autant de solutions qui font de l’entreprise un nouveau modèle éthique.
Opter pour une nouvelle solution d’agencement de bureau ne s’improvise pas. Avant de se lancer dans cette aventure d’envergure, mieux vaut bénéficier des conseils de professionnels qui sauront vous apporter toute leur expertise.
