Le flex-office peut-il être considéré comme une source de bien-être de votre entreprise ?

Il faut dire ce qui est, le flex-office s’est grandement démocratisé, c’est d’ailleurs bien la seule chose positive que l’on pourrait retenir de la pandémie du COVID-19. Mais cette vulgarisation brutale de cette nouvelle forme de travail, qui a amené avec elle le télétravail et le desk sharing, a aussi apporté son lot de désorganisation et par conséquent provoqué des questions sur le bien-être des employés sans bureau fixe.

Sans pour autant tomber dans le dramatique, nous souhaitons apporter quelques éclaircissements sur les liens que l’on peut faire entre flex-office et bien-être des salariés. L’idée est de voir ensemble si la mise en place trop brutale du flex-office peut avoir des répercussions sur la santé physique et mentale des employés. 

Quels sont les risques du flex-office sur le bien-être des salariés ?

On peut explorer deux grands risques quant à la mise en place du flex-office sans préparation. Des risques psychosociaux et des risques liés aux TMS. 

Les risques psychosociaux du flex-office

La perte de repère est pour nous le principal frein et “danger” du flex-office. Même s’ il n’est pas réellement un danger. Le fait est que la mise en place du flex-office au sein de votre entreprise va naturellement entraîner des changements dans son fonctionnement. Les habitudes de tous vont être bousculées pour en adopter d’autres, plus souples. 

Mais cette souplesse d’organisation va nuire aux repères initiaux. Des repères temporels, géographiques, techniques.. Il faut rappeler que depuis l’école, nous sommes tous amenés à suivre un rythme de vie orchestré, presque millimétré. Un format de vie qui vole en éclat avec l’ouverture au télétravail et au desk sharing. 

Les collaborateurs peuvent se sentir isolés, frustrés, perdus, et, à la fin, démotivés dans un environnement sans bureau fixe. Le stress lié au sentiment de ne plus être à sa place, au propre comme au figuré, entraîne une baisse d’efficacité et de satisfaction au travail.

Les troubles musculo-squelettiques

On a moins tendance à mettre ce sujet sur la table mais les TMS représentent eux aussi un risque pour les salariés qui suivent une logique de flex-office. 

Là où habituellement les salariés avaient leur place, avec une chaise réglée selon leur envie de confort, ils se retrouvent aujourd’hui avec du mobilier qui convient à tout le monde. Mais finalement à personne. 

On observe vite l’apparition de troubles au niveau des articulations du poignet et des épaules notamment. 

Malheureusement, la majorité des employés manque des connaissances nécessaires, de temps ou de motivation pour bien régler leurs équipements.

Pourquoi s’évertuer à passer au flex-office si ces risques existent ?

Parce que le flex-office apporte plus d’opportunités et de bénéfices qu’il ne crée de risques. 

Parmi ses opportunités, la première qui nous vient à l’esprit concerne la réduction probante des coûts mobiliers et immobiliers pour l’entreprise. Les économies peuvent parfois atteindre 40% du fait de la réduction des espaces de travail. 

Pour les salariés, le flex-office offre une autonomie qu’aucune autre organisation ou mode de travail ne peut se féliciter de créer. Une autonomie née du télétravail d’abord, et par les liens renforcés et la collaboration entre les équipes ensuite. 

Finalement, quand il est mis en place correctement, le flex-office peut augmenter la productivité et le bien-être des salariés.

Comment faire naître une synergie entre flex-office et bien-être ?

L’élément clé s’appelle le salarié. Dans une logique de flex-office, le salarié n’est d’ailleurs plus considéré comme un élément qui serait mis au même diapason qu’une lampe ou que le système d’alarme. 

De simple élément, le salarié devient acteur de vie de l’entreprise. Il fait partie du changement de l’évolution, il est cette évolution de l’entreprise. 

Le management devrait fournir aux employés des équipements de travail facilement ajustables et les former à leur utilisation. Des workshops et des formations fréquentes devraient devenir une partie essentielle du budget dédié au flex-office.

Il ne faudrait cependant pas que vous preniez les formations comme agents transformants. C’est de leur observation et de leur suivi que dépend aussi leur efficacité. 

N’hésitez pas non plus à utiliser les technologies pour rendre votre quotidien plus souple. Vos salariés peuvent par exemple avoir à leur disposition un outil de réservation de place. Ils pourront mieux s’organiser et ne subiront plus la désagréable déception d’arriver au bureau quand tous les bureaux sont pris. 

Certaines technologies permettent aussi aux RH et responsables d’environnement du travail d’effectuer un suivi des utilisations des postes de travail et d’optimiser les espaces de bureau avec la préoccupation d’accroître la satisfaction des salariés.

Pour résumer, dans la situation où le bureau flexible est bien pensé, réellement flexible (correspondant bien aux besoins de tout le monde) et où les employés sont formés sur les questions d’ergonomie au travail avec une bonne utilisation des équipements et un soutien d’outils digitaux, le flex-office devient un vrai vecteur de bien-être.