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6 étapes pour faciliter la mise en place du télétravail

Il serait très présomptueux de dire que la mise en place du télétravail depuis 2 ans est une franche réussite. Même si nous saluons l’effort fait jusque-là par une partie des entreprises françaises, le télétravail reste encore un territoire nébuleux et semé d’embûches pour beaucoup d’organisations.

Des entreprises peinent encore à mettre en place ce télétravail, même pour 2 jours par semaine, faute de moyens et surtout faute de soutien.

 

Rappel sur le télétravail

Rappelons tout de même que le télétravail ne consiste pas juste à envoyer vos salariés travailler depuis leur domicile. Non, le télétravail implique un engagement plus prononcé de l’entreprise, c’est une mutation qui doit être faite. Et on ne peut pas tendre vers un nouveau modèle de travail si on ne respecte pas un certain cadre.

C’est dans l’optique de vous aider à définir et mettre en place une politique de télétravail cohérente et pertinente que nous rédigeons cet article. Pour cela nous vous dévoilons un processus en 6 étapes, facile à retenir.

la solitude au teletravail

Prendre le temps d’écouter ses salariés

La toute première étape est de savoir de quoi vos salariés ont besoin et ont envie. Vous allez vous dire, cela va de soi vous allez nous dire mais ce n’est pas si évident. Car beaucoup d’employeurs aujourd’hui pensent encore connaître les besoins de leurs équipes.
Vous avez pléthore de moyens pour recueillir les avis de vos salariés : entretien, table ronde, questionnaire pour ne citer qu’eux. Gardez en tête que plus vous aurez une idée précise de ce que vos salariés souhaitent, plus vous aurez de cartes à jouer.

Prenez le temps de recenser ces cas puis d’élargir le débat au collectif : qui serait intéressé par cette pratique ? Quelles sont les motivations, les doutes et les inquiétudes des différents acteurs ? Le rythme de télétravail qu’ils aimeraient expérimenter ?

Mais une fois le télétravail mis en place, l’écoute reste encore essentielle pour lutter contre la démotivation de vos salariés. Et dans le but de lutter davantage contre ce phénomène, nous vous donnons 4 conseils à suivre afin de rester motivé durant une longue période de télétravail.

 

Dessiner un cadre cohérent pour les deux parties

La réussite du télétravail ne dépend pas que de vous mais d’un ensemble de personnalités. Autrement dit, et cela vaut d’autant plus si vous êtes au sein d’une grande entreprise, il vous faudra faire appel à différents acteurs comme la médecine du travail ou encore votre DRH pour élaborer conjointement avec les salariés un cadre, une structure de télétravail.

A l’issue de vos échanges, une charte du télétravail pourra être éditée afin de définir sur papier, les lignes du projet. Cette charte pourrait se baser sur les questions suivantes :

  • Quel rythme de télétravail mettre en place ?
  • Qui peut en bénéficier, et sur quels critères de sélection ?
  • Quels outils mettre en place pour favoriser le travail à distance et le travail collaboratif ?
  • Quels sont les lieux acceptés ou mis à disposition pour effectuer le télétravail (domicile, centres d’affaires, espaces de coworking, tiers lieux) ?
  • Comment sera assurée la sécurité des données ?Comment suivre l’activité des personnes à distance ?
les enjeux economiques du teletravail

Réserver une phase de test

L’erreur serait de se jeter dans la grand bain sans préparation.
Une fois le projet bien cadré, place à l’expérimentation ! Elle peut s’étaler sur plusieurs mois ou un an, mais elle doit se faire en respectant les obligations de l’employeur prévues selon l’article L.1222-9 du code du travail.

L’employeur est ainsi tenu de prendre en charge le matériel, les outils informatiques, les abonnements et les outils nécessaires à l’organisation du temps, mais il n’est plus contraint d’assumer les coûts de maintenance. Il doit également s’assurer que le salarié exerçant en télétravail bénéficie des mêmes droits et avantages que les salariés travaillant dans l’entreprise, notamment en matière de formation.

 

Moduler son management

Mettre en place le télétravail dans votre entreprise implique que vous changiez votre manière de manager vos équipes. Jusqu’à l’heure actuelle, la méthode de management utilisée – consciemment ou non – se base sur le contrôle du salarié. Le télétravail oblige à se retirer de ce contrôle et de se tourner vers une approche plus humaine où la confiance et l’écoute font front.

Mais pas que. Embrasser un nouveau management vous oblige aussi à revoir intégralement votre façon de coordonner vos équipes. Vous pouvez par exemple laisser de côté les périodes improductives comme certaines réunions.

La rigueur managériale doit être remplacée par une liberté d’écoute et de parole. Les structures rigides doivent s’assouplir pour laisser plus d’opportunités d’actions.

Utiliser les bons outils

L’essor des outils collaboratifs digitaux a permis de rendre le télétravail plus simple, pour le salarié comme pour les managers. Mais pour certains, les supports techniques ne rendent pas honneur à cette technologie nouvelle. La question est de savoir :

  • si vos équipements informatiques sont performants ?
  • si vos outils sont adaptés à un usage mobile ?
  • si vous disposez d’un système de visio efficace ?
  • si tous les salariés sont bien formés à leur utilisation ?
  • si la connexion internet est suffisante

De nombreux outils existent désormais pour simplifier la vie des collaborateurs et organiser sa journée de manière productive. La plupart sont même accessibles aux TPE avec des formules d’entrée gratuites, comme Trello, qui permet de créer des tableaux partagés avec une liste de tâches personnalisable, Todoist ou Notion.

La suite Google Drive et ses déclinaisons permettent de travailler ensemble sur un même document et de vérifier en temps réel les modifications apportées par chacun. D’autres outils comme zoom ou l’outil de chat Slack pourront compléter le dispositif sur le volet communication à distance.

management difficile des equipes pendant teletravail

Savoir ajuster si nécessaire

Tout au long de la mise en place du télétravail, des points réguliers doivent permettre de résoudre les difficultés et affiner le dispositif, dans une logique d’amélioration continue.

Certaines entreprises constatent le besoin de mettre en place en parallèle des formations télétravail ou des temps de discussion pour assurer la réussite du projet.

La mise en place du télétravail n’est pas compliquée en soi mais cela vous obligera à changer quelques-unes de vos habitudes et celles de vos collaborateurs. La meilleure chose à faire est donc de vous concerter ensemble, aussi longtemps qu’il le faudra pour arriver à une harmonie.

Mais cette harmonie est aussi créée au travers d’un espace de travail agréable et adapté à vos besoins. C’est pour cela que tous nos experts 2M Mobilier & Mouvement vous accompagnent pour aménager au mieux votre espace afin de vous apporter du bien-être sur votre lieu de travail.

Pour toute question relative au télétravail et l’hybridation des espaces de travail, nos équipes restent à votre disposition pour échanger avec vous.

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