Les principales analyses du lieu de travail nécessaires pour faire évoluer une équipe hybride

Si vous êtes arrivé ici, c’est que vous cherchez un moyen de faire évoluer vos équipes hybrides. Pour atteindre votre objectif, il est selon nous essentiel de comprendre quelles analyses du lieu de travail sont nécessaires pour prendre des décisions efficaces et efficientes. 

Sans les données appropriées, il peut être difficile de déterminer si votre équipe hybride fonctionne bien et atteint ses objectifs. Heureusement, plusieurs observations peuvent être utilisées pour mesurer la performance de votre équipe hybride, notamment en ce qui concerne l’utilisation de l’espace de bureau.

Qu’est ce qu’on entend par analyses du lieu de travail ? 

L’analyse du lieu de travail est un outil puissant qui vous aide, dirigeants, à prendre des décisions éclairées concernant vos équipes, leurs ressources et leur espace de travail. Les données peuvent aller de l’utilisation du mail au taux d’attrition en passant par l’occupation des bureaux.

Les données relatives à l’espace de travail sont particulièrement importantes pour vos équipes hybrides, car elles vont les aider (et vous aussi par la même occasion) à planifier un espace sûr, collaboratif et productif.

Comment l’analyse de l’espace de travail améliore la productivité de votre équipe ?

En comprenant comment vos employés interagissent entre eux et avec leur environnement de travail, vos décisions à propos de l’optimisation de vos espaces de travail sont tout de suite plus éclairées.

Par exemple, si vous remarquez que le jour le plus chargé au bureau est le jeudi, il est préférable de le planifier pour éviter que des personnes ne cherchent une place.

Tout d’abord, assurez-vous d’avoir suffisamment de bureaux disponibles pour le nombre d’employés que totalise votre entreprise. Ou essayez d’organiser des réunions ou des journées de brainstorming le jeudi, afin que les personnes qui viennent au bureau réservent des salles de conférence plutôt que des bureaux individuels. Ensuite, essayez d’ajouter un espace spécifique pour le travail individuel au calme, et un espace séparé pour la sociabilisation.

Ce n’est qu’un exemple parmi tant d’autres mais en suivant diverses mesures, vous pouvez identifier des modèles qui peuvent vous aider à prendre de meilleures décisions pour créer l’espace de bureau le plus optimal pour vos équipes hybrides.

Analyse des bureaux : Lesquelles sont les plus importantes pour faire évoluer une équipe hybride ?

Avant de mesurer toute donnée spécifique, une chose est essentielle pour faire évoluer une équipe hybride : 

Il existe des différences évidentes entre l’expansion d’une entreprise à distance et celle d’une entreprise de bureau, mais une clé principale ressort : l’agilité.

L’agilité est particulièrement intéressante pour mesurer et surveiller les métriques analytiques du lieu de travail. Mais quelles sont les mesures les plus importantes ?

Eh bien, cela dépend de vos objectifs, de votre configuration hybride et de vos plans d’expansion. Par exemple, si votre équipe peut venir au bureau à n’importe quel moment, vous pouvez examiner la fréquence et le nombre de bureaux utilisés.

En général, vous devriez examiner votre capacité, votre taux d’occupation, l’utilisation de l’espace et la mobilité.

Analyse de la capacité

La capacité est le nombre total de bureaux et de personnes qu’un espace de travail peut accueillir. La plupart du temps, ce nombre reste le même, à moins que vous n’ajoutiez régulièrement de nouveaux bureaux, de nouvelles salles ou de nouveaux espaces.

Taux d’occupation

Votre capacité peut être statique, mais votre taux d’occupation est toujours un chiffre en mouvement. Mesurer votre taux d’occupation chaque semaine, chaque mois et même chaque trimestre vous aide à planifier en conséquence.

Si vous avez 100 bureaux disponibles, mais que seuls 50 bureaux sont réservés régulièrement, votre taux d’occupation est de 50 %. Si vous n’avez pas l’intention de développer votre équipe dans cet espace de bureau, vous pouvez en tirer la conclusion suivante : soit vous encouragez les employés hybrides à profiter de l’espace de bureau, via une mise en place de hot desk. Ou vous pouvez transformer un espace de bureau en un espace où les gens peuvent faire du brainstorming et collaborer.

Mobilité

Si vous avez une entreprise hybride avec plusieurs sièges sociaux, vos employés sont largement mobiles. Par exemple, des équipes internationales peuvent occasionnellement rejoindre votre siège principal. Ou bien vous avez une combinaison d’employés à temps plein au bureau, à distance et hybrides. Les employés à distance n’utilisent généralement pas d’espace de bureau, mais si tous les employés viennent au bureau en même temps, cela va poser un problème.

C’est pourquoi la mobilité doit également faire partie de votre équation. Calculez le nombre d’employés à distance, sur site et hybrides et la fréquence à laquelle ils utilisent l’espace de bureau. Si vous ajoutez ce facteur au taux d’occupation, vous augmentez la marge d’erreur et les imprévus.

Déterminez vos objectifs futurs

Même si vous ne prévoyez pas d’expansion, il est utile de réfléchir à vos objectifs futurs. Disons que l’année dernière, la plupart des employés ont choisi de travailler à domicile. Mais l’année prochaine, vous voulez encourager les employés à passer plus de temps ensemble. Si vous avez cet objectif, pensez aux événements ou activités en personne et à la façon dont vous voulez que les gens passent du temps au bureau.

Dropbox est un excellent exemple. Ils sont passés à un fonctionnement entièrement à distance, ils se sont donc débarrassés de tous leurs bureaux de travail individuels et les ont transformés en espaces amusants et collaboratifs. Vous n’avez pas besoin d’aller jusqu’à l’extrême et de vous débarrasser de tous vos bureaux, mais comprendre votre futur objectif de bureau vous aide à décider de ce que vous allez faire de votre espace.

Pour conclure

L’analyse du lieu de travail est importante pour aider vos employés à rester productifs et à prévoir votre espace. En comprenant comment les gens utilisent le bureau, vous pouvez mieux décider où placer les choses et combien d’espace allouer aux différentes activités. Vous pouvez également vous faire une idée de ce qui peut causer des problèmes de productivité et y remédier avant qu’ils ne deviennent plus importants. En fin de compte, le choix des bons outils peut avoir un impact significatif sur ce que vous suivez et sur les décisions que vous prenez sur la base des données.

Alain Lesteven, Fondateur de 2M Mobilier et Mouvement déclare :