Vous prévoyez de vous lancer dans un déménagement d’entreprise ? Votre société est en pleine croissance et nécessite des locaux plus grands ? Vous avez simplement envie de changer de cadre pour offrir à vos équipes un environnement plus stimulant ? Quoi qu’il en soit, déménager est une étape clé du développement de votre entreprise.
C’est cependant un projet d’envergure qui implique de multiples missions : trouver le lieu idéal, impliquer les collaborateurs, concevoir des espaces fonctionnels et agréables, gérer les formalités administratives, organiser une logistique sans faille pour assurer la continuité de l’activité… Mais pas d’inquiétude, nous allons vous montrer qu’avec une bonne méthode et les bons partenaires, tout se passera bien.
Avant le déménagement : faire un audit des besoins pour ses futurs locaux
Faire le point sur votre méthode de travail et les équipements qui vous sont indispensables
Observez attentivement l’organisation actuelle du travail. Quels sont les différents services et comment interagissent-ils au quotidien ? Y a-t-il des déplacements fréquents entre certains bureaux ? Certains collaborateurs nécessitent-ils des espaces spécifiques pour mener à bien leurs missions ? En comprenant la façon dont vos équipes fonctionnent, vous pourrez concevoir un aménagement optimal.
N’oubliez pas de faire l’inventaire de votre mobilier et de vos équipements. Quels sont ceux que vous souhaitez conserver et ceux qu’il faudra remplacer ? Pensez aux besoins de chaque poste : bureaux réglables en hauteur, fauteuils ergonomiques, espaces de rangement… Listez également le matériel informatique nécessaire.
Prévenir et impliquer les collaborateurs dans le déménagement de l’entreprise
Lorsqu’une entreprise déménage, ce ne sont pas seulement les locaux qui changent, c’est tout un écosystème de travail qui est bouleversé. Les premiers impactés ? Vos collaborateurs, qui vont devoir se faire à un nouvel environnement, de nouvelles habitudes. C’est pourquoi il est absolument essentiel de les placer au cœur du projet de déménagement, du début à la fin. En amont, sondez leurs besoins et leurs attentes via des enquêtes ou des ateliers participatifs. L’objectif est d’identifier les axes d’amélioration et construire un cahier des charges adapté.
Prenez également le temps de les tenir informés régulièrement de l’avancée du projet. Cela passe par l’annonce officielle de la décision de déménager, puis par des points d’étape. L’idée est de les rassurer, de les intégrer au déménagement et de recueillir leurs éventuelles interrogations. Le déménagement ne doit pas être vécu comme un bouleversement subi mais comme un projet commun motivant.
Préparer l’aménagement du nouvel espace de travail avec un professionnel
Maintenant que vous avez une idée précise des besoins de votre entreprise, il est temps de passer à l’étape suivante : transposer ces besoins sur un plan, à l’aide de solutions concrètes. C’est là qu’intervient l’expertise d’un professionnel de l’aménagement d’espaces de travail.
- Optimiser l’utilisation de l’espace
Il s’agit de tirer le meilleur parti de chaque mètre carré, en créant des espaces fonctionnels et adaptés à chaque usage. Votre partenaire vous conseillera sur la disposition des bureaux, des salles de réunion, des zones de circulation… L’objectif : favoriser une organisation fluide et efficace du travail.
- Bien choisir le mobilier
Fauteuils ergonomiques, bureaux réglables en hauteur, rangements intelligents… Chaque élément de mobilier professionnel sera sélectionné avec soin pour s’adapter aux besoins de vos collaborateurs. Car n’oublions pas, un poste de travail bien pensé, c’est un gage de confort, de santé et de productivité !
- Soigner l’acoustique et la luminosité
Un bon espace de travail, c’est aussi une ambiance plaisante et inspirante. Votre expert en aménagement sera particulièrement attentif à deux éléments clés : l’acoustique et la luminosité. Panneaux phoniques, revêtements absorbants, éclairage adapté, cabines insonorisées… Il mettra en œuvre les meilleures solutions pour créer un environnement de travail agréable pour tous.
- Prévoir des espaces collaboratifs et de détente
Parce qu’un espace de travail, ce n’est pas seulement des bureaux, vous devez également intégrer des espaces collaboratifs et des zones de convivialité. Un coin café accueillant pour les pauses, une salle de créativité avec tableaux et outils de brainstorming, un espace détente avec canapés et jeux vidéo… Autant de lieux qui favorisent les échanges et la cohésion d’équipe.
Faire appel à un professionnel de l’aménagement, c’est mettre toutes les chances de votre côté pour concevoir des bureaux qui vous ressemblent et qui répondent à vos besoins. Et ce n’est pas fini ! Votre partenaire pourra aussi vous accompagner dans la réalisation des travaux, en supervisant les différents corps de métier et en s’assurant du respect du cahier des charges. De quoi vivre votre déménagement en toute sérénité.
Réaliser les formalités liées au déménagement d’entreprise
Le déménagement d’une entreprise ne se résume pas au simple transfert des meubles et du matériel vers les nouveaux locaux. En coulisses, il y a tout un ensemble de formalités administratives à accomplir pour officialiser ce changement d’adresse. Passons-les en revue une par une.
- Transférer l’adresse du siège social
C’est une étape obligatoire qui se fait auprès du greffe du tribunal de commerce ou du tribunal judiciaire, selon votre forme juridique. Concrètement, vous devrez fournir un certain nombre de documents comme le procès-verbal de l’assemblée générale ayant décidé du transfert, ou encore une copie du bail commercial des nouveaux locaux.
- Mettre à jour l’adresse auprès de tous les organismes administratifs
La liste est longue : le service des impôts, l’URSSAF, la caisse de retraite, la mutuelle… N’oubliez pas non plus de prévenir votre banque et de faire modifier vos statuts si nécessaire. Pensez également à vérifier que votre assurance professionnelle couvre bien votre activité dans les nouveaux locaux.
- Informer les clients, partenaires et fournisseurs
Envoyez-leur un courrier ou un email pour les prévenir de la date du déménagement et des éventuelles perturbations que cela pourrait entraîner dans vos services. C’est aussi l’occasion de mettre à jour vos différents supports de communication : site web, cartes de visite, papier à en-tête…
- Faire suivre le courrier
La Poste propose un service de réexpédition du courrier pour les entreprises, qui vous permet de recevoir à votre nouvelle adresse tout le courrier adressé à l’ancienne, et ce pendant une durée déterminée. C’est très pratique pour ne rien manquer pendant la période de transition !
- Modifier tous les contrats en cours
Cela concerne notamment vos abonnements (électricité, eau, internet…) mais aussi potentiellement votre contrat de location si vous étiez locataire de vos précédents bureaux. Prenez les devants en contactant vos fournisseurs dès que vous aurez une date de déménagement confirmée pour éviter toute coupure.
Toutes ces démarches peuvent sembler fastidieuses, mais elles sont indispensables pour assurer une transition en douceur vers vos nouveaux locaux. Le mieux est de les anticiper au maximum en établissant une checklist détaillée et en vous y prenant suffisamment à l’avance.
Si vous envisagez un déménagement d’entreprise, n’hésitez pas à faire appel à 2M, spécialiste de l’aménagement de bureaux. Vous avez ainsi la garantie de bureaux parfaitement adaptés à votre organisation de travail, conçus pour favoriser le bien-être et la productivité de vos équipes. Nous sommes à votre disposition pour répondre à toutes vos questions et étudier votre projet en détail.
