Avantages et inconvénients du desk sharing

Desk sharing, ce terme ne vous est peut-être pas familier et on vous comprend. Il faut dire que le monde de l’entreprise modifie radicalement sa trajectoire depuis quelques années. Une trajectoire qui tend vers une ouverture des espaces de travail et d’une organisation toute aussi ouverte. 

Naissent alors de ces changements des termes comme flex-office, open-space, agility management dont bien entendu le desk sharing fait partie. 

En quelques mots le desk sharing est une organisation de travail qui oblige, si on peut dire, à un libre accès aux tables de travail qui peuplent les entreprises. Bien ancré dans la culture anglo-saxonne comme vous devez vous en doutez, le desk sharing n’a pas encore l’écho qu’il mérite en France. Bien que l’on constate une montée en puissance des espaces de coworking qui viennent apporter un peu plus de poids à ce concept.

Pourtant il apporte son lot d’avantages autant pour les entreprises que pour les salariés. C’est ce que nous allons voir avec vous dans cet article. Pour être le plus neutre possible dans notre argumentation, nous irons aussi développer les inconvénients d’un tel procédé.  

Quels sont les principaux avantages du desk sharing ?

Le principe du desk sharing est simple : On supprime l’attribution d’espace de travail attitrés aux salariés. Il existe toujours du mobilier de bureau sur lequel travailler mais il est à la disposition de l’ensemble des acteurs de l’entreprise. Exit l’individualisme. 

Cela apporte forcément quelques avantages pour l’entreprise comme pour les salariés.

Des économies pour l’entreprise

Avec le desk sharing, les entreprises voient leurs dépenses fondre comme neige au soleil. Des économies de coûts qui sont dues d’abord au mobilier qu’elle n’a plus à acheter et par conséquent, des coûts réduits sur les factures d’électricité et même à l’espace de travail en lui même. 

Imaginez-vous, qu’est ce qui coûterait le plus cher ? 10 postes individuels ou 2 grandes tables pouvant accueillir 8 personnes chacune ? 

Un cercle social renforcé

Le desk sharing a aussi l’avantage de noyer les équipes entre elles. Tous les collaborateurs se retrouvent mêlés dans un mode d’organisation plus flexible, plus tourné vers l’échange et la cohésion.

De ce cadre social naît par effet de ricochet une plus grande créativité des équipes et des collaborateurs qui travaillent plus facilement main dans la main.  

Une plus grande productivité

La routine tue… C’est un peu fort de café comme ça mais dans les faits on constate que la routine au travail nuit à l’épanouissement. Il y a d’ailleurs une excellente analyse faite à ce sujet par Amanda Lee Kopydlowski, Docteur en psychologie. 

Une routine largement atténuée par l’effet desk sharing où les salariés sont libres de travailler où ils le souhaitent et avec qui ils le souhaitent. De ce changement de mode de travail, on constate une augmentation de la productivité. 

Une usine à ambassadeurs

Une entreprise où le se sent bien va nous donner envie d’en faire profiter tout le monde. Les collaborateurs qui travaillent en mode desk sharing auront plus de motivation et plus d’entrain à parler de “oh combien leur entreprise est la meilleure”. 

Cet élan peut très bien marquer le début d’une campagne de recrutement et favoriser l’arrivée de nouveaux talents pour venir renforcer les équipes en place. 

Pour le moment, ce concept de partage des bureaux entre les employés promet de belles choses. Autant aux entreprises qu’aux employés justement.  Mais comme tout, un équilibre doit subsister et forcément le desk sharing présente aussi quelques inconvénients. 

Quels sont les inconvénients du desk sharing ?

La perte de repère pour certains collaborateurs

Tout le monde n’est pas prêt à un changement d’organisation d’entreprise. En fonction de l’âge ou de (trouver un terme !) certaines personnes peuvent vite être désorientées de ne pas trouver une place fixe où ils pourraient occuper leurs fonctions quand elles reviennent au bureau. On pense notamment aux personnes en télétravail pour qui ce mode de vie est déjà un casse-tête. 

La question : où est sa place ? dans un concept de bureaux partagés ne trouve parfois pas de réponses. 

Une mauvaise organisation de l’entreprise

Dans une logique de flex office où l’espace personnel n’existe plus, où les bureaux appartiennent à tout le monde et à personne à la fois, l’entreprise a besoin d’un cadre et de l’appui sérieux de ses dirigeants et responsables pour tenir les rangs. 

Une mauvaise organisation, aussi légère soit-elle, peut avoir de lourdes conséquences sur une l’homogénéité d’une équipe ou la motivation d’un collaborateur.

Et si un seul collaborateur faillit, il embarque avec lui ses collègues. Le management doit être sûr de son organisation et de la manière dont il va pouvoir exécuter ses fonctions sans nuire à l’efficacité des équipes. 

C’est encore plus vrai dans les grandes entreprises où l’open space est vaste et les mélanges d’équipes plus dissipés. D’où aussi l’intérêt de faire respecter un taux d’occupation des bureaux en dessous du standard 0,8 poste par collaborateur.

Un aménagement personnalisé

Pour réussir la mise en place de ce mode de travail, spécifique aux open-space, l’entreprise devra inéluctablement s’engager dans un projet d’aménagement de ses espaces. Cela comporte des avantages bien entendu comme le fait de renforcer l’esprit d’équipe et la cohésion sociale mais c’est aussi un coût pour l’entreprise.